“全电发票”、“报销入账归档”、“无纸化办公”与“金税四期”一道，成为数智化时代当之无愧的热词。2012年起，我国不断出台政策推动电子发票及电子会计档案，2020年更是连续出台《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，全电发票试点力度不断升级，发票数字化、无纸化是大势所趋。
企业数字化财务系统建设发展进入快车道，电子会计档案成为企业财务数字化转型的重要一环。为更好助力企业迎接发票数字化、无纸化，胜意科技推出数字化档案管理平台，实现从自动采集、存储归档、查看调阅、档案移交的档案全生命周期管理，助力企事业单位高效合规管理电子会计档案，推进档案数字化转型，助力效率效益多维提升。
一、迎接电子发票时代，你准备好了吗？
随着数字经济的持续发展和税务无纸化、办公无纸化概念的稳步推行，对增值税专用发票、增值税普通发票、火车票、打车票等纸质发票业务凭证实现数字化管理，成为企业防范发票管理风险，提升管理水平的“必选项”。
然而很多企业还面临着以下痛点：
首先，纸电发票并存期，发票管理难度大，手工收集整理效率低下，易出错。
其次，电子发票归档工作繁杂、效率低，电子档案与纸质档案管理脱节，纸质档案保管成本高，不规范现象比比皆是。
最后，数据分散而封闭，缺少汇总统计分析，难以融入业务和数据共享。查找不便，借阅周期长，效率低下。缺乏加密、备份等管控机制，保证档案数据安全防篡改。
因此，建设电子会计档案系统，实现档案工作的高质量发展，不仅要符合政策合规性要求，支持电子发票从采集、报销、入账、保管、借阅、统计、利用等全生命周期管理，同时也要解决档案安全存储难题，为企业全面实现财务数字化管理、合规化闭环管理奠定基础。
二、数字化档案管理平台，助力档案管理更高效
胜意费控云数字化档案管理平台，以档案全生命周期管理为核心，支持档案收集、整理、鉴定、保管、借阅、统计、利用等全过程，构建一个全程信息化、“应归尽归”、安全合规的数字化档案管理系统，能满足各类企事业单位不同管理阶段需求，提供电子档案管理、纸质档案管理和纸电混合管理的数字档案解决方案，既兼容当前，也面向未来。
1、档案采集
与各大业务、财务、税务系统打通，单据流程结束后，自动将单据信息、电子发票、合同、银行回单等资料推送至档案系统，完成档案资料的自动采集。对于纸质资料，费控云支持通过扫码、拍照识别、相册导入、支付宝卡包等8多种方式采集，并通过OCR智能识别技术，自动提取结构化数据，实现数字化采集。
2、档案归档
建立自动归档机制，在业务流程完成后以业务类型为线条，将当前业务类型对应的相关单据、票据、合同、银行回执单、凭证及附件按凭证入账时间，创建待归档清单。同时启动归档机器人，根据归档清单，对所有资料进行一一归档，达到“应归尽归”的目的，真正实现无纸化办公，提高企业效率。
3、档案存储
通过采取电子签名、数字加密、安全认证、权限设置等技术手段,保障电子档案安全。针对特定的卷库、案卷、文件，可设置借阅范围和权限，限制可查看资料范围，档案操作动作均在平台清晰留痕，通过档案日志可查看详细记录，方便后期追溯，防止隐私泄露。
4、档案查询
归档完成后，通过搜索引擎进行全文检索，同一档案的所有相关联资料、影像均可关联查询与展示，十几种维度过滤条件精确检索需要的档案资料，支持自定义查询模板，也可直接输入关键词进行检索，精确定位所需要的档案资料。线上电子档案与实物档案一一关联，便于快速定位找到对应的档案资料。
5、档案统计
归档大数据让归档情况一目了然，便于档案管理者更快分析决策，实现档案管理目标的动态调整与持续优化。
未来，胜意费控云还将不断升级迭代数字化档案管理平台，帮助企业积极应对会计资料归档难题，助力企业财务管理向智能化、业票财税一体化转型，让更多企业享受到智能化、数字化带来的巨大价值。