不论在公司是什么角色，不过不管是负责哪一块，项目型公司的管理难点都会经历过，特别是中小型的做建筑装饰类的业务。
一般都会存在合同进度统计难、项目成本管控难、上下游结算难等问题，除了资金方面的原因，也有数据核算不准确的因素，以为对不上账，算不准数，底气就不足。
而且现在的智能化手机、网络应用、大数据等技术的普及，人们也都对软件工具有了很强的依赖。对于团队来说，用系统来管理已经成为日常办公的基本需求。
我们的团队规模也不大，也属于是项目型公司，只不过业务干的不是跟题主所说的装饰装修。我们老板是去年年初让我们开始上系统的，经过半年的对比和半年的使用，给您分享一些经验教训。
一、系统的基本使用原则
1、使用成本不能太高
这个应该是很多老板都关心的，毕竟系统软件的使用也是有成本的，而且有的所谓的品牌、大厂系统，价格不菲，还有很多费用类型，咨询、开发、实施、维保...算下来，压力山大。
2、信息安全要有保障
现在还有谁不关心信息安全的问题，无论是个人的还是企业的，都可能成为转折点。很多系统用的SaaS版，还怕云数据的瘫痪（之前阿里云就连续出过问题），更怕的还是信息的泄露和丢失。
3、功能可以调整变化
现在软件厂商为了提升系统的推广，都是产品化运营的，说白了就是功能是固定的，不能调整，这就很烦。因为业务不同、流程不同、习惯不同，有些功能很鸡肋，多出的没用，缺少的不给加。
二、哪些还算靠谱的工具
1、极效管理系统（合同助手）
这个软件是以合同的管理角度为起点，可以以项目为角度进行各种管理，项目与合同进行管理，如进度、统计、介绍、成本等，为业务部门服务，也有手机端。
比如里面的销售合同和采购合同，总额的分析，成本利润统计，客户回款分析等，也有一个档案管理的模块，不知道是不是题主想要的。
优势：
A. 除了业务合同的管理还有项目管理功能，以及对应的OA审批功能；
B. 功能可以调整优化和定制，也能集成钉钉，用手机端来使用；
C. 有业务角度的报表统计，跟财务报表不同，是各种业务角度的统计分析；
D. 数据库可以本地部署，安装到公司的电脑上，定期备份和导出。
劣势：
A. 跟知名的管理软件比，知名度没有那么响，但经过与其产品经理咨询，也做过不少国企央企、上市公司的大型项目和典型案例，另外报价方面也不算太夸张；
B. 财务管理方面较弱，财务的很多功能设计是为业务服务的；
C. 做服务时需要有专门的负责人对接，要懂业务、熟悉团队、能协调；
2、建筑业互联网管理平台服务商，围绕建设工程项目的全生命周期，采用B/S架构，专为建筑工程企业(如总承包、建筑工程等）提供项目管理软件。
解决建筑工程项目管理有关的立项、招投标、合同、材料、分包、劳务、成本、租赁、进度、质量、安全、资料管理等，以及选择使用的扩充功能，如客户、OA、人资、财务等。
优势：
1、专注建筑工程行业，对项目管理比较专业，其他行业涉足少；
2、涵盖的模块比较多，除了项目外，还有财务、行政、人事、OA等；
3、部署方式比较灵活，可以私有可以云部署；
4、低代码配置模式，可以自主添加和调整表单和流程；
劣势：
1、基本上只做建筑行业，其他的行业基本不适合；
2、功能改动是用低代码配置，但定制开发的还是比较贵；
3、按人头收费，对于使用人数较多的企业来说，费用不算低；
4、主要还是以表单的填写为主，界面和操作逻辑比较像财务软件；
3、项目协作平台-Worktile
国内市场占有率最高的项目管理软件之一，被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。
核心功能：具备OKR目标管理、项目管理、项目集管理、项目计划、项目风险、项目成本管理、企业网盘、审批、简报等能力，能够配置数据报表以及模板市场
优势：
A. 自定义能力强，可以搭建适合团队的项目模板和管理流程,开箱即用，上手简单；
B. 能够同时满足项目、OKR、网盘、OA等需求；
C. 为10人以下团队提供基础的免费版本；
劣势：
A. 在软件项目管理的专业度上不如 PingCode 等垂直领域的产品；
B. 有些功能点在管理方面相对较浅，没有有效的关联和统计逻辑；
C. 使用的费用不算低，以我们30人为例，专业版费用1.5W/年；
三、综述
中小企业想要把日常的业务合同与项目管理串联起来，通过这些成熟的工具是可行的，市面上也确实有不少的软件可供选择，但关键是要找到适合自己的，对项目管理的方式有提示，能落实的。
对系统的功能需要有取舍，有偏重，有时候还需要多个管理系统的配合；如果想将几个系统的功能进行对接集成，可能产生的成本又会太高，或者只能走系统的定制化。
同时，还是要先明确我们企业自身的管理核心和重点，建立起系统管理的激励体系，做好集中培训、共同学习的铺垫和氛围，系统软件的应用过程也是团队集体业务梳理和提升的机会。
四、其他注意事项：
1、选软件还是得从实用性的角度和领导的要求出发，整体的价格费用要控制好，超预算领导可能不批准，甚至会怀疑发起人拿回扣；
2、系统的实施也是团队业务梳理的过程，每个人都不能有‘事不关己高高挂起’的态度，需团队共同努力，最终能实现企业目标和个人价值；
3、尽可能采取买断的，一次性付费的系统，一方面会更省钱省事儿，长期算下来使用成本会低一些，另一方面数据库在本地，也更安心；
4、最重要是实施过程中要有技术人员加入和负责，及时反馈和处理问题，售后还要有操作培训，团队容易熟悉和上手，要不很容易烂尾。